В чем отличие данного решения? Столовая относится к предприятиям быстрого питания и, в отличие, например, от ресторана, готовит блюда заранее, до того, как их реализует через «зону раздачи». В общем и целом, весь процесс автоматизации столовой заключается в автоматизации складского учета - цепочки учета продаж, выпуска блюд и списания продуктов со склада.

Для таких предприятий общепита важным условием эффективной работы является скорость обслуживания, потому что каждый день в обеденный перерыв в столовых создаётся пиковая нагрузка, особенно, если столовая расположена на проходном месте или зоне досягаемости крупных предприятий. На предприятиях общественного питания или в столовых, работающих по договору с крупными предприятиями, зачастую работают программы дотаций и спецпитания для работников, что повышает требования к учёту денежных средств на каждого конкретного клиента, одновременно обеспечивая высокую скорость кассовых расчётов, - говорит Васадзе Ольга Анатольевна, руководитель отдела внедрения и сопровождения компании «Пилот СПб».

Одним из основных минусов работы по старинке, без автоматизации технологических и учётных процессов, является склонность персонала к злоупотреблениям и хищениям продуктов и готовой продукции. Это характерно для заведений любого типа, любой формы собственности и размера.

Системы технологической и учётной автоматизации столовой должны обеспечить:

Высокую скорость обслуживания клиентов (конвейерное обслуживание);
Контроль оборотов средств и продукции;
Контроль действий персонала.

Особенности автоматизации столовых

При необходимости учёта по каждому клиенту столовой система автоматизации должна обеспечить персонализацию поступлений и затрат по каждому клиенту предприятия. Необходимо произвести идентификацию каждого клиента, привязку его взаиморасчётов к персональному счёту, экспорт данных в систему бухгалтерского учёта предприятия, которая производит окончательный расчёт с сотрудником, вычитая затраченные в столовой средства на питание из заработной платы. Если предприятием установлена система дотаций на питание или оплату питания в кредит, это тоже необходимо учесть в системе взаиморасчётов.
В любой, даже самой совершенной системе автоматизации, обязательно следует учитывать возможность питания в столовой за наличный расчёт и по кредитной, или дебетовой, карте для командированных, прибывших на экскурсию на предприятие и других лиц, временно пребывающих по делам.

Важным фактором автоматизации столовой является исключение или минимизация негативного воздействия человеческого фактора:

Невозможность злоупотребления персонала;
Ускорение рутинных операций инвентаризации остатков;
Уменьшение ошибок планирования;
Обеспечение гибкой системы скидок и бонусов.

Специфика автоматизации столовой возникает в случае, когда предприятие предоставляет своим сотрудникам питание в кредит, талоны на питание или организует комплексные обеды и другие льготы. Несмотря на то, что принципы работы в общепите не особо отличаются друг от друга, автоматизация каждой столовой требует тщательного изучения специфики ее работы. Конечно, можно использовать стандартные универсальные системы автоматизации предприятий общепита с ущербом функциональности и удобства пользователя, но такой подход оказывается в корне неправильным. На основе анализа бизнес-процессов предприятия общественного питания разрабатывается схема построения системы автоматизации и этапы ее внедрения с целью сокращения производственных потерь и минимизации затрат.

Автоматизация корпоративного питания на базе системы автоматизации R-Keeper

Своим бурным развитием современный рынок услуг по организации корпоративного питания обязан в первую очередь увеличению степени «цивилизованности» в отношениях между работодателем и персоналом. Сейчас уже сложно себе представить, чтобы работодатель не задумывался о проблеме организации качественного корпоративного питания. Ситуация, когда сотрудники приходят на работу с бутербродами, безвозвратно уходит в прошлое.

Грамотная организация питания на предприятии становится основным аргументом в борьбе работодателя за привлечение квалифицированной рабочей силы.

Рассмотрим, как реализовывается учет при организации корпоративной столовой и насколько необходимы IT-решения в том или ином случае. Для этого выделим основные стадии, характеризующие «зрелость» организации питания на предприятии:

Стадия 1. Обустройство специально подготовленного для приема пищи помещения. Такое помещение имеется в компании любой численности. Исключение составляют организации, расположенные в бизнес-центрах. Само питание носит хаотичный неорганизованный характер. Как правило, помещение оборудовано чайником, кофеваркой и холодильником. Не редкость, когда помещение является многофункциональным и параллельно используется, например, для проведения деловых переговоров. Оставим в стороне вопросы санитарной и пожарной безопасности и подчеркнем лишь, что организация самого питания по-прежнему полностью отдана на усмотрение сотрудников. Средства автоматизации в таком случае не требуются.

Стадия 2. Централизованная организация постоянного горячего питания. На этой стадии в зависимости от размера организации и от наличия свободных площадей организуется либо собственная служба общепита, либо заключается долгосрочный договор со специализированной фирмой на оказание услуг по приготовлению и доставке пищи (кейтеринг).

Именно на данной стадии находится большинство коммерческих организаций численностью от 50 до 500 человек. Важно подчеркнуть, что на этой стадии система питания уже «выведена из тени» и имеет все необходимые сертификаты от лицензирующих органов, что в значительной степени подтверждает ответственность работодателя перед сотрудниками. На этой же стадии, как правило, внедряется система компенсаций, которая составляет от 50% до 100% от стоимости обеда. Основным фактором, осложняющим внедрение такой системы, является нежелание работодателя вкладывать деньги в автоматизацию учета. При этом работодатель по понятным причинам не хочет оплачивать льготное питание для нерезидентов, например – посетителей или сотрудников других организаций, расположенных по соседству. В связи с этим вводятся различные ручные методы индивидуального учета распределения обедов: от бумажных талонов до журнала учета, в котором приведен список сотрудников.

Стадия 3. Предприятие расценивает корпоративное питание не как обособленную непроизводственную функцию, а как одну из важных составляющих корпоративной среды. В этом случае процесс учета питания автоматизирован и интегрирован с другими процессами управления. Например, в качестве средства аутентификации сотрудника в системе учета питания используется его пропуск на работу. В случае, если предприятие имеет распределенную инфраструктуру и имеет несколько производственных площадок, на каждой из которых организовано питание, информация о количестве выданных порций собирается централизованно и организован постоянный анализ затрат на питание.

Принцип оплаты обедов по безналичному расчету (с помощью магнитных или бесконтактных карт) применяется почти во всех корпоративных столовых, автоматизированных на базе системы автоматизации R-Keeper. И, как показывает практика, его использование значительно увеличивает скорость обслуживания.

При этом удобно, когда платежными картами являются электронные пропуска, по которым сотрудники проходят на завод через систему контроля доступа. Если предприятие планирует компенсировать сотрудникам какую-то стоимость обеда в день, неделю или месяц, это тоже можно сделать автоматически. В свойствах карты устанавливается лимит суммы на день, неделю или месяц. Он равен денежному эквиваленту, в рамках которого работник может приобретать блюда в корпоративной столовой, расплачиваясь по карте. Например, можно указать, что сотруднику выделена дотация от предприятия в размере 90 руб. на день. Соответственно, если стоимость его обеда превысит эту сумму, он будет доплачивать наличными. Также деньги, превышающие лимит, могут быть удержаны из его заработной платы.

С помощью R-Keeper можно ограничить не только суммы, которые компенсирует предприятие, но и категории блюд. Т.е. сделать «бесплатными» обеды только из определенной части меню. Сотрудники будут дополнять свой рацион из другой части меню, доплачивая за это самостоятельно.

На базе «карточной» системы также можно устанавливать расписание для персонала – разделить проведение обедов в несколько смен. Тогда сотрудники из первой смены не смогут пообедать во вторую (их карточки в этот момент будут неактивны), это значительно уменьшит очереди в «часы пик». В этом смысле система очень гибкая - можно устанавливать расписание, к примеру, только по определенным рабочим дням и т.д. По каждой карте можно получать подробные и легко настраиваемые отчеты.

Отметим, что подобная система питания сотрудников на предприятии может быть организована как собственными силами, так и силами кейтеринговой компании. Если нет желания или возможности создавать на своих площадях кухню, то эту функцию можно доверить сторонней организации. При этом для реализации подобных проектов в любом случае привлекаются специалисты по автоматизации. Все вышеперечисленные возможности системы автоматизации: учет отпущенных порций, компенсация обедов из заработных плат и т.д. – будут доступны и реализованы специалистами в рамках технического задания на проект.

Подобные решения на базе R-Keeper установлены и работают в таких корпоративных точках общественного питания, как столовые при заводах Coca-Cola, Ford, TOYOTA, NOKIAN TYRES, WRIGLEY, BOSCH, VOLVO и многих других. На сегодня процесс организации корпоративного питания на этих предприятиях является полностью контролируемым и управляемым как в финансовом плане, так и в плане качества оказания услуги сотрудникам.

Решение iiko

Очередь в кассу, неторопливая кассирша, долгий поиск нужной клавиши – образы, знакомые с детства. В наше время нельзя допускать ни секунды промедления – вокруг полно других заведений. Поэтому если в столовой удается сочетать оперативность и возможность предлагать свежайшие, вкусные блюда – победа такому заведению обеспечена. Чтобы достигнуть этих целей в условиях высокой конкурентности рынка, необходимо построить мощную систему управления, которая превратит заведение в надежную бизнес-машину, работающую точно, как часы. Решение для автоматизации ресторанного бизнеса iiko предоставляет самые современные инструменты для оперативного управления как отдельными заведениями, так и территориально распределенными сетями, - говорит Роман Аврамов, генеральный директор iiko.

Решение iikoCard позволяет организовать безналичную систему оплаты с возможностью создания бонусных программ, а также реализовать разнообразные схемы корпоративного питания сотрудников. Удобный инструментарий системы позволяет вести персональный учет и анализ данных по питанию сотрудников, использовать ваучеры для гостей компании или участников мероприятий, проводимых в бизнес-центре. Уникальный инструментарий предоставляет iiko для учета фактической себестоимости проданных блюд при использовании концепции free flow. Решение iiko предоставляет возможность заранее взвесить и расфасовать некоторые блюда, напечатав этикетки со штрих-кодом, что значительно увеличивает скорость обслуживания. При учете приготовленных и проданных блюд в iiko полностью исключен человеческий фактор, а расширенные возможности для оперативного контроля над остатками и событийное видеонаблюдение позволяют существенно снизить издержки и злоупотребления и оптимизировать учет.

– «Борщъ» – сеть демократичных кафе с домашней кухней, расположенных в местах с большой проходимостью: вокзалы, бизнес-центры и т.п., – рассказывает Юлия Церковникова, генеральный директор компании. – Наша основная задача – вкусно накормить людей, у которых зачастую есть всего пара десятков минут на обед. Современная, мощная и гибкая система управления была жизненно необходима нам как для решения текущих задач, так и для разработки стратегии развития, поэтому мы выбрали iiko. Удобство и надежность iiko позволили нам значительно сократить очереди даже в самые горячие обеденные часы. Благодаря iiko нам удается поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, обеспечивая бесперебойность продаж, минимизируя затраты на хранение продуктов и не допуская их порчи – система вовремя подсказывает, сколько и чего нужно докупить, а также у каких продуктов и когда истекает срок годности. При этом за счет централизации процесса закупки продуктов нам удается эффективно сотрудничать с поставщиками, обеспечивая оптимизацию закупочных цен.

Статья опубликована в журнале «Автоматизация и безопасность в сфере услуг»

№ 2 (6) май 2010 г. www.departner.ru

О компании Решения Услуги Продукты Пресс-центр