Тонкости интеграции: как ретейлеру грамотно расширить сеть
Любой ретейлер рано или поздно начинает расширять сеть, зачастую путем покупки конкурентов. Какие тонкости следует учесть при стандартизации процессов в растущей сети, рассказывает Алексей Шабанов, ведущий менеджер по продукции ГК «Пилот».
Дата публикации:
Обновлено:
Два пути расширения торговой сети
Современные ретейлеры обычно выбирают один из нескольких способов расширения сети: открывают новые торговые точки под собственным брендом, поглощают более мелкие или менее успешные сети, сливаются с другими сетями.
Если один ретейлер поглощает другого, то он может пойти двумя путями при отладке торгового оборудования растущей сети:
- купить для новых точек новое оборудование (POS-систему, контрольно-кассовую технику, сканеры штрихкодов, торговые весы, принтеры этикеток и терминалы сбора данных);
- стандартизировать уже имеющееся торговое оборудование.
В случае покупки нового оборудования ретейлеру придется потратиться на «железо» (стоимость готового комплекта касс варьируется от 50 тыс. до 200 тыс. руб.).
Если же ретейлер хочет оставить в купленных магазинах существующее оборудование, то ему предстоит потратиться на его интеграцию с информационными системами, которые уже действуют в остальных точках.
Если не сделать ни того, ни другого, то неизбежно придется столкнуться с таким понятием, как «зоопарк оборудования» — так на профессиональном сленге называют однотипное оборудование разных производителей.
Если в разных магазинах одной сети установлено разное оборудование, то ретейлеру сложнее:
- провести пусконаладочные работы, что приводит к увеличению сроков открытия новых магазинов;
- организовать сервисное обслуживание торговых точек. «Зоопарк оборудования» вынуждает ретейлера проводить больше тестирований, чтобы «подружить» торговое оборудование разных производителей между собой;
- установить кассовое программное обеспечение (ПО): профильные специалисты уже не могут тиражировать заранее подготовленную сборку кассовой программы на POS-терминал. В программе учтены специфические настройки магазинов, включая оборудование. Многочисленные конфигурации оборудования требуют индивидуального подхода при развертывании софта, поэтому возрастают стоимость обслуживания и трудозатраты.
Как показывает практика, при открытии первого магазина бизнесмены редко задумываются о будущем расширении и не закладывают дополнительных мощностей для развития. Поэтому при расширении сети им приходится пересматривать архитектуру существующего программного решения.
Например, при открытии сети у компании есть бэк-офис, отвечающий за ценообразование и товародвижение, и отдельно стоящая касса. Обмен информацией между бэк-офисом и кассой происходит напрямую. Зачастую обмен файлами, который выполняется быстро, допустим, для десяти касс. Если количество касс возрастает, процесс обмена данными занимает больше времени. Поэтому ретейлеру приходится задуматься о внедрении программного сервера для упрощения обмена и управления кассами.
До сих пор существуют ретейлеры, у которых физические серверы для централизованного управления размещены в офисе или в дата-центре. Обслуживание и содержание физического сервера — достаточно дорогое удовольствие, особенно для небольших магазинов.
Если сеть расширяется, к примеру с 10 до 30 магазинов, то пропорционально растет количество транзакций при оплате покупок. Это значит, что существующих мощностей не хватает.
Что делают ретейлеры
- Увеличивают мощность сервера. Это стоит дорого — от 100 тыс. до нескольких миллионов рублей.
- Устанавливают дополнительные серверы. В этом случае ретейлеру нужно правильно рассчитать, выгодно ли это. Дополнительные серверы придется обслуживать, а это деньги.
- Переходят на виртуализацию серверов (облачные решения, которые сегодня предоставляют многие провайдеры). Это разумный шаг, поскольку стоимость владения виртуальными серверами сопоставима со стоимостью владения физическими серверами, а в некоторых случаях и дешевле. В среднем стоимость владения виртуальным сервером может составить от 2 тыс. руб. в месяц. При этом каналы связи практически во всех регионах стабильны, а скорость интернет-соединения растет. Кроме того, при использовании виртуальных серверов очень легко нарастить инфраструктурные мощности. Это можно сделать простым нажатием клавиши, а не физическим добавлением оперативной памяти, процессоров или заменой оборудования.
Централизованное управление сетью
Впрочем, какой бы путь развития ни выбрал ретейлер, ему важно обеспечить централизованное управление сетью магазинов. Если сеть управляется централизованно, то решение о ценах, ассортименте, товарных запасах принимает центральный офис, а управление происходит с помощью использования современных фронт-офисных систем.
При построении централизованного управления сетью магазинов рекомендуется обратить внимание на следующие аспекты.
Закрытие операционного дня
Для примера возьмем московскую сеть из десяти магазинов. Все магазины находятся в одном часовом поясе, поэтому ретейлер может закрыть операционный день в 23:00 и оперативно проанализировать итоговые данные. Однако стоит только добавить к сети магазин в Красноярске (+4 часа к московскому времени), и вся схема рухнет.
В случае если магазины сети находятся в разных регионах, ретейлеру надо менять регламенты, разбивая операционный день по регионам. Таким образом, ретейлер будет получать данные о продажах в онлайн-режиме по конкретному региону, а агрегированную информацию по всем торговым точкам с некоторой задержкой, например через сутки. В противном случае придется довольствоваться сырыми данными без разбивки по регионам.
Время закрытия смен
Для продуктовых ретейлеров, которые торгуют алкоголем, также крайне критичны временные ограничения.
Например, в Тверской области алкоголь продается до 22:00, а в Московской — до 23:00. В зависимости от этого операционные дни в магазинах будут закрываться в разное время. В качественном кассовом ПО есть региональная привязка магазинов и возможность задавать настройки на магазины региона.
Ценовая политика
Несмотря на то что за ценообразование отвечает товародвижение (планирование, осуществление и контроль физического перемещения товаров от мест их производства к местам использования), вопрос доставки цен до касс конкретных магазинов находится в юрисдикции фронт-офиса. Этот вопрос может быть решен двумя способами:
- товародвижение само готовит данные для каждого магазина. Обмен данными происходит через файлы. Например, сто магазинов — сто файлов;
- товародвижение готовит данные для фронтального ПО, а оно уже рассылает информацию по магазинам. Получается, сто магазинов, но один файл.
Как показывает практика, во втором случае кассы получат данные быстрее. Во-первых, потому, что подготовить один файл быстрее, чем сто. Во-вторых, внутри кассового решения обмен информацией проходит быстрее, чем если бы приходилось отправлять данные с каждой кассы во внешние системы. В практике встречаются случаи, когда при внедрении ПО и механик из второго примера время публикации данных снижается с четырех-шести часов до 30 минут.
Обновление данных
Многие ретейлеры, применяющие ERP (англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), не используют при расширении сети кассовый или интеграционный сервер, а напрямую загружают данные (цены товаров, информацию об остатках) на кассы. При расширении сети магазинов процедура обновления информации на кассовых узлах и результатов продаж занимает больше времени.
Например, обновление справочника товаров в сети может занимать от нескольких часов до нескольких суток. Поэтому важно предусмотреть в серверах централизованные механизмы, чтобы не было разницы, обслуживает сервер десять или сто касс. Тогда все магазины сети гарантированно получат данные из офиса.
Важно позаботиться также об основном и резервном каналах связи. Требования к ним зависят от конкретного кассового ПО. Хорошо, когда скорость передачи данных между кассами и кассовым сервером составляет 1–2 Мбит/с, что сопоставимо с 3G. В реальности встречаются случаи, когда кассы и кассовый сервер держат связь на GPRS-канале со скоростью 64 Кбит/с. Такая скорость интернет-соединения была в начале 2000-х годов. Однако на рынке есть кассовые программы, для которых и такой скорости вполне достаточно для нормальной работы.
Важные нюансы
Есть особенности, которые ретейлеры часто игнорируют при расширении сети, а потом сталкиваются со сложностями.
Округление итоговой суммы чека
Одна из них — округление итоговой суммы чека. В больших городах вы практически не увидите сумму с копейками: магазин округляет ее до целого значения — до 50 коп. или рубля — в пользу покупателя. Однако, если сеть вышла на федеральный уровень и открывает торговые точки в небольших городах, такой подход не работает. Там покупательная способность людей ниже, а количество чеков зачастую меньше. Чтобы не нести дополнительных убытков, ретейлеры округляют стоимость товаров максимум до 10 или 50 коп.
Зависимость маркетинговых акций от региона
Механики маркетинговых акций могут отличаться в зависимости от региона. Часто могут быть задействованы разные товарные группы, типы товаров, типы акций, поскольку невозможно централизованно обеспечивать все регионы товарами единого поставщика или производителя. Поэтому важно гибко управлять акциями, запуская их на конкретный регион, а не на всю сеть.
Сегодня нельзя построить эффективную сеть без централизованного управления магазинами. Однако при неправильном внедрении оборудование окажется столь же бесполезным, как если бы его вовсе не было. Поэтому я рекомендую ретейлерам перед внедрением централизованного управления магазинов внимательно проанализировать свои бизнес-процессы, запланировать изменения в них, а также обязательно изучить опыт конкурентов и советы интеграторов.
Источник: РБК Про
Остались вопросы?
Для того, чтобы узнать больше об экспертизе «Пилота» в области ритейла или протестировать оборудование, озвученное спикером в рамках доклада, свяжитесь с нашими менеджерами.
Запрос консультации
